Master Data Management

Gegevens zijn het vitale element van elke organisatie die haar klanten tevreden wil stellen, marktaandeel wil winnen, met haar partners efficiënt wil samenwerken, flexibel wil blijven en toch haar activiteiten wil rationaliseren. Hoe gesofisticeerd een informaticasysteem ook is, het biedt alleen efficiënte hulp als het coherente en kwalitatieve gegevens verwerkt en deelt. De aanwezigheid van heterogene gegevens zorgt onder meer voor:

1. operationele disfuncties in kritieke businessprocessen,
2. strategische keuzes gebaseerd op potentieel incoherente gegevens en
3. de mobilisatie van belangrijke resources om de gegevens opnieuw te synchroniseren tussen verschillende diensten of organisaties.

Deze heterogeniteit is vooral te wijten aan de versnippering van de gegevens in de verschillende bestaande toepassingen die moeilijk verenigbaar blijven. Uiteindelijk kunnen de gegevens meestal moeilijk gevaloriseerd worden omdat ze gedupliceerd zijn in verschillende functionele silo's, die elk hun eigen database exploiteren met hun eigen gegevensstructuren, hun eigen interpretatie van hun inhoud en hun eigen businessregels.

Het Master Data Management (MDM) heeft als doel het beheer van de referentiegegevens doorheen verschillende toepassingen te vergemakkelijken door een geschikte organisatie op te zetten die ondersteund wordt door een data repository. De implementatie van een data repository zou de mogelijkheid geven om zich de businessgegevens opnieuw eigen te maken, om deze te verrijken en hun duurzaamheid te verzekeren, onafhankelijk van de processen die deze gegevens aanwenden. Vanuit operationeel standpunt maakt de MDM-aanpak het mogelijk om bijna in realtime de inspanningen onder elkaar te verdelen en de synchronisatie, de deling en de kwaliteit van de gegevens te verzekeren doorheen de verschillende informatiesilo’s.

MDM is geen technologie of geen software maar een methode die zich concentreert op de rationalisatie van het beheer van de gedeelde gegevens binnen een organisatie of tussen verschillende organisaties. Deze methode heeft tot doel deze gedeelde gegevens op een eenvormige en transversale manier te beheren, onder meer door:

1. een gemeenschappelijk referentiekader te definiëren voor de gedeelde gegevens,
2. het delen van deze gegevens te automatiseren,
3. de beheersregels te bepalen die geassocieerd worden met deze gegevens:
• Wie heeft toegang tot de gegevens?
• Wie mag ze wijzigen?
• Wie kan anomalieën rapporteren?
4. de kwaliteit, de uniciteit of de synchronisatie van deze gegevens te garanderen in de tijd,
5. deze gegevens te integreren:
• hetzij fysiek in een gemeenschappelijke database,
• hetzij logisch in een gegevenslijst die de doorverwijzingen naar de authentieke gegevensbronnen bepaalt,
• hetzij door een fysieke en logische integratie te combineren.

Alle betrokken actoren hebben potentieel toegang tot een uniek, authentiek en gecentraliseerd overzicht van kwalitatieve gegevens en zijn dan beter uitgerust om:

1. sneller te antwoorden op veranderingen in de regelgeving,
2. de gegevens makkelijker uit te wisselen tussen de toepassingen,
3. het overzicht van de activiteiten te consolideren,
4. het beheer van de processen te optimaliseren en
5. a fortiori de klanten en de burgers beter te dienen.

Uiteraard is MDM niet de mirakeloplossing waarmee alle problemen kunnen worden opgelost. Het is een conceptuele aanpak met als grootste bijdrage het groeperen van diverse reeds bestaande technieken en methodes om het beheer en de deling van gegevens te rationaliseren.

De invoering van een dergelijke aanpak heeft een technologische maar vooral organisatorische impact. De gegevens van verschillende diensten of administraties transversaal beheren vereist noodzakelijkerwijze eensgezindheid tussen een groot aantal betrokkenen met vaak verschillende strategische doelstellingen, zelfs binnen eenzelfde onderneming.