Om het beheer van websites te vereenvoudigen wordt gesteund op zogenaamde Web Content Management (WCM) tools. Deze tools laten toe om tekstauteurs op een eenvoudige wijze teksten te laten schrijven en deze op de website te publiceren in een consistente look&feel zonder dat hiervoor steeds de tussenkomst van een technisch persoon of een webmaster nodig is.

In grote lijnen zijn WCM-systemen verantwoordelijk voor de cyclus “capteren / beheren / publiceren” van informatie voor de website. Volgende pagina's geven een aantal belangrijke elementen aan binnen deze cyclus.

Capteren

Een WCM werkt voor het beheer van de inhoud op basis van invoertemplates of invoersjablonen. Deze sjablonen bevatten naast een zone voor invoer van rijke tekst (typisch met een MS-Word-achtige knoppenbalk) ook diverse zones voor extra informatie (metagegevens of meta data) zoals een publicatiedatum, sleutelwoorden, …

Met behulp van de sjablonen zal het invoeren van inhoud voor de site op een gestructureerde manier gebeuren.

Een website kan verschillende types aan informatie bevatten. Men kan hierbij denken aan nieuwsberichten, algemene informatiepagina’s, een FAQ-item, … Voor elk informatietype kan er een apart sjabloon gedefinieerd worden. Een auteur die dan een nieuw item op de site moet maken, dient enkel het juiste sjabloon te kiezen zodat de juiste informatie kan gecapteerd worden.

De gecapteerde informatie blijft niet beperkt tot tekst die de auteur invoert. Men kan ook documenten (Word, PDF, …), afbeeldingen, … als binaire inhoud opnemen. Er dienen eventueel metagegevens toegevoegd te worden waarna het document in het WCM-systeem wordt opgenomen.

Voor Belgische overheidssites bestaat de vereiste voor de aanwezigheid van meertalige informatie (Nederlands, Frans en eventueel Duits). Een WCM-systeem moet toelaten om meertalige informatie te capteren maar er ook voor te zorgen dat deze taalversies beschouwd worden als één informatieelement. Men kan er voor kiezen om verschillende taalversies gelijktijdig of apart te publiceren.

Een verdere stap is de integratie met externe systemen. Hierbij zal het WCM-systeem informatie uit externe bronnen halen en mee opnemen in de gepubliceerde website.

Beheren

Een belangrijk element in het beheer van een website is de versionering van inhoud. Voor elke tekst kunnen verschillende versies bewaard worden. Doorheen de cyclus die een stuk informatie doorloopt kunnen er verschillende opeenvolgende versies aangemaakt worden tot er een finale versie op de productiewebsite terecht komt. Indien er voor de inhoud op een webpagina moet teruggekeerd worden naar een oudere versie kan dit makkelijk door deze terug te nemen. Vaak zullen WCM-systemen toelaten om een huidige versie te vergelijken met vroegere versies.

De validatie van de geschreven inhoud kan gestuurd worden met behulp van een workflow. De auteurs schrijven teksten die eerst dienen nagelezen worden door redacteurs (reviewers). Deze review kan gebeuren in een acceptatieomgeving van de website. Na goedkeuring kan de tekst gepubliceerd worden op de live-website. Afhankelijk van het WCM-systeem kan deze workflow aangepast worden met extra controles en stappen.

Niet alle informatieleveranciers dienen toegang te hebben tot alle teksten. Een CMS-systeem moet de toegang tot bepaalde documenten kunnen afschermen. Bepaalde delen van de website kunnen bijvoorbeeld beheerd worden door specifieke afdelingen. Door gebruik te maken van toegangsrechten en gebruikersgroepen kan deze toegangscontrole geregeld worden.

Publiceren

Net zoals bij het capteren van de informatie zal er voor de publicatie van de site gesteund worden op sjablonen. Deze publicatiesjablonen zullen toelaten om de gestructureerde inhoud om te zetten web pagina’s. Een publicatiesjabloon brengt bijvoorbeeld de verschillende elementen in een webpagina zoals een banner, een menu en de eigenlijke tekst samen. Deze componenten in de pagina worden slechts één maal aangemaakt en worden in het publicatiesjabloon steeds hergebruikt. Bij de wijziging van bepaalde standaardelementen op een pagina zal dit dan automatisch doorheen de volledige site gebeuren. Voor eenzelfde stuk informatie kunnen ook meerdere publicatiesjablonen gedefinieerd worden.

Bij de publicatie van de webpagina’s moet het WCM-systeem voldoende flexibiliteit aan de dag leggen voor de vormgeving van pagina’s. Een webdesigner moet zijn gecreëerde design zonder probleem zien gerealiseerd worden door het WCM-systeem, dat qua design geen beperkingen mag opleggen. De gegenereerde webpagina’s dienen correcte (X)HTML te bevatten.

Een website heeft voor elke pagina een zogenaamde URL of een adres. De leesbaarheid van deze URL’s komt zowel de bezoekers als het klassement in externe zoekmachines ten goede.

Er zijn WCM-systemen die aan de publicatiekant nog veel extra functionaliteit bieden zoals een zoekmachine, bezoekersstatistieken, forums, polls, ....

In de Open Source wereld is er een overdaad aan WCM-tools beschikbaar. Voor elk specifiek geval of voor elke programmeertaal is er een waslijst aan software.

In de open source programmeertaal PHP zijn de meeste WCMs beschikbaar. De bekendste zijn Joomla! en Drupal. De website opensourcecms.com bevat een hele reeks PHP/MySQL gebaseerde WCM-systemen voor testdoeleinden.

Het op Python gebaseerde Zope-platform heeft met Plone ook een bekend WCM-systeem.

Het aantal Java-gebaseerd WCM-systemen is beperkt. Gekende namen zijn OpenCMS en Lenya. HippoCMS is ook een Java/XML gebaseerd WCM-systeem.